Politica de confidențialitate

Conținutul politicii de confidențialitate

Ultima actualizare: 17 iulie 2026

Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care site-ul okseo.ro, operat de LUX SOLIS DESIGN SRL, colectează, utilizează, stochează și protejează datele cu caracter personal.

Serviciile okSEO sunt destinate exclusiv profesioniștilor și relațiilor B2B. Totuși, în relația cu o companie prelucrăm datele unor persoane fizice, precum reprezentanți legali, administratori, angajați, colaboratori, persoane de contact și utilizatori ai site-ului. GDPR protejează aceste persoane fizice, chiar dacă ele acționează în numele unei firme.

Această politică se aplică utilizării site-ului, solicitărilor de ofertă, discuțiilor precontractuale, relațiilor contractuale și comunicărilor cu okSEO. Ea completează Termenii și condițiile și Politica de cookie-uri.

1. Cine suntem și cum ne puteți contacta

LUX SOLIS DESIGN SRL
CUI: 36101618
Nr. Reg. Com.: J2016001491356
EUID: ROONRC.J2016001491356
Data înființării: 19 mai 2016
Sediu social: sat Dudeștii Noi, Str. Poștei nr. 44 A, cod poștal 307041, județul Timiș, România

LUX SOLIS DESIGN SRL este operator de date atunci când stabilește scopurile și mijloacele prelucrării, inclusiv pentru administrarea site-ului, ofertare, contractare, facturare, comunicarea cu reprezentanții clienților și promovarea propriilor servicii.

Pentru întrebări sau pentru exercitarea drepturilor privind datele personale ne puteți contacta astfel:

• e-mail: contact@okseo.ro;
• pagina de contact: okseo.ro/contact;
• corespondență: LUX SOLIS DESIGN SRL, sat Dudeștii Noi, Str. Poștei nr. 44 A, cod poștal 307041, județul Timiș, România.

2. Cui i se aplică această politică

Politica se aplică datelor referitoare la:

• vizitatorii site-ului okseo.ro;
• persoanele care ne contactează sau solicită o ofertă;
• PFA, profesioniști și reprezentanți ai potențialilor clienți;
• reprezentanți legali, administratori, angajați și colaboratori ai clienților B2B;
• furnizori, subcontractanți, parteneri și persoanele lor de contact;
• participanți la întâlniri, evenimente sau comunicări profesionale cu okSEO;
• persoane ale căror date pot apărea în sistemele la care primim acces pentru prestarea serviciilor.

Datele unei societăți, precum denumirea, sediul, CUI-ul și datele financiare ale persoanei juridice, nu sunt în sine date cu caracter personal. Acestea pot deveni însă date personale atunci când identifică o persoană fizică, de exemplu în cazul unui PFA, al unei întreprinderi individuale sau al unei adrese profesionale care conține numele persoanei.

3. Ce date prelucrăm

3.1. Date furnizate prin formular, e-mail, telefon sau întâlniri

Putem prelucra:

• numele și prenumele;
• funcția, rolul profesional și compania reprezentată;
• adresa de e-mail profesională;
• numărul de telefon;
• datele transmise în mesaj și obiectul solicitării;
• informații despre site, activitate, obiective, buget și nevoile proiectului;
• data, ora și istoricul comunicărilor;
• informații comunicate în cadrul întâlnirilor și notițe profesionale relevante.

Nu înregistrăm audio sau video întâlnirile fără o informare prealabilă și, atunci când este necesar, fără acordul participanților.

3.2. Date pentru ofertare și contractare B2B

În etapa de ofertare și pe durata contractului putem prelucra:

• numele, funcția și datele de contact ale reprezentanților și persoanelor de proiect;
• date privind calitatea de reprezentant și dreptul de semnătură;
• semnătura, dacă documentele sunt semnate olograf sau electronic;
• informații incluse în ofertă, contract, anexe, procese-verbale și corespondență;
• date necesare facturării și evidenței contabile;
• date privind plățile prin transfer bancar, precum suma, data, referința plății și conturile implicate;
• reclamații, solicitări și istoricul relației contractuale.

Serviciile nu sunt comandate și plătite prin site. okSEO nu colectează și nu stochează date de card bancar.

3.3. Date și accesuri necesare proiectelor SEO și de marketing

În funcție de serviciile contractate, Clientul ne poate acorda acces la:

• site, CMS, hosting, server, baze de date sau medii de test;
• Google Analytics, Google Search Console, Google Business Profile și Google Ads;
• instrumente SEO, platforme de raportare și sisteme de monitorizare;
• conturi de publicitate, platforme sociale sau instrumente de publicare;
• documente, rapoarte, fișiere, calendare editoriale și materiale de brand;
• date agregate sau individuale privind traficul, conversiile, solicitările și performanța comercială;
• CRM sau alte sisteme ale Clientului, numai dacă accesul este necesar și convenit.

Aceste sisteme pot conține date despre angajații, colaboratorii, clienții sau utilizatorii Clientului. Accesăm numai datele necesare executării serviciilor și conform instrucțiunilor documentate ale Clientului.

Clientul nu trebuie să ne transmită parole prin canale nesecurizate și trebuie să acorde, atunci când platforma permite, acces nominal cu nivelul minim de permisiuni necesar. Accesurile vor fi retrase sau închise la finalizarea colaborării, dacă păstrarea lor nu mai este necesară.

3.4. Date tehnice și de utilizare a site-ului

În timpul utilizării site-ului pot fi prelucrate:

• adresa IP;
• tipul browserului și al dispozitivului;
• sistemul de operare;
• paginile accesate și durata vizitei;
• sursa traficului și interacțiunile cu site-ul;
• identificatori cookie și identificatori publicitari;
• loguri tehnice și de securitate;
• acțiuni de conversie, precum trimiterea unui formular sau accesarea unui canal de contact.

Datele pentru analiză, publicitate și remarketing sunt prelucrate numai în funcție de opțiunile exprimate prin CookieYes, conform Politicii de cookie-uri.

3.5. Comunicări comerciale

Dacă vă abonați la newsletter sau solicitați în mod explicit informații comerciale, putem prelucra adresa de e-mail, numele, compania, preferințele și istoricul tehnic al abonării.

Transmiterea unui formular de contact sau semnarea unui contract nu reprezintă automat consimțământ pentru newsletter. Comunicările comerciale prin e-mail sunt transmise în condițiile permise de lege, iar dezabonarea este disponibilă gratuit.

3.6. Interacțiuni pe rețelele sociale

Când interacționați cu paginile okSEO de pe Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube, TikTok sau alte platforme sociale, putem vedea și prelucra:

• numele de profil, fotografia și informațiile făcute publice prin setările contului;
• comentariile, reacțiile, distribuirile, recenziile și mesajele transmise;
• date statistice agregate furnizate administratorilor paginii;
• informațiile comunicate voluntar în cadrul unei conversații.

Folosim aceste date pentru a răspunde mesajelor, a modera comentariile, a gestiona comunitatea și a înțelege interesul pentru conținutul publicat. Platforma socială prelucrează datele și potrivit propriei politici, asupra căreia okSEO nu are control.

Vă recomandăm să nu publicați date personale, informații confidențiale sau accesuri la sisteme în comentarii ori mesaje publice.

3.7. Candidaturi și CV-uri primite

Dacă ne transmiteți un CV sau solicitați o colaborare profesională, putem prelucra:

• numele și datele de contact;
• experiența, studiile, competențele și portofoliul profesional;
• profiluri profesionale publice și informațiile incluse în candidatură;
• disponibilitatea și preferințele privind colaborarea;
• notițe rezultate din discuții sau interviuri.

Nu solicitați și nu includeți în CV categorii speciale de date, CNP, copie a actului de identitate, informații despre sănătate, convingeri, situație familială ori alte date care nu sunt necesare evaluării profesionale.

Datele sunt folosite pentru evaluarea candidaturii și comunicarea cu persoana care a aplicat. Păstrarea candidaturii pentru oportunități viitoare se va face numai pe baza unui acord separat, dacă acesta este necesar.

3.8. Ce se întâmplă dacă nu furnizați datele

Datele marcate ca obligatorii în formular sau solicitate pentru ofertare, contractare și facturare sunt necesare pentru scopul indicat. Dacă nu furnizați datele de contact și informațiile minime despre solicitare, este posibil să nu putem răspunde sau pregăti o ofertă. Dacă nu sunt furnizate datele reprezentantului, informațiile contractuale ori cele impuse de lege, nu vom putea încheia sau executa contractul.

Furnizarea datelor opționale și acordarea consimțământului pentru newsletter, publicitate ori portofoliu nu condiționează accesul la site sau prestarea serviciilor contractate.

4. Datele Clientului folosite în portofoliu și studii de caz

Nu publicăm automat numele Clientului, sigla, testimonialele, rezultatele, capturile de ecran sau alte informații care permit identificarea lui.

Identitatea Clientului poate fi menționată pe site, în portofoliu, într-un studiu de caz, pe rețelele sociale ori în materiale comerciale numai după obținerea unei autorizări scrise din partea Clientului, acordată de o persoană care îl poate reprezenta. Autorizarea va preciza, după caz, numele sau denumirea care poate fi folosită, materialele aprobate și canalele de publicare.

Nu adăugăm numele persoanelor fizice pe imagini pentru a identifica proiectul. Dacă materialele includ accidental nume, adrese de e-mail, numere de telefon, date din Analytics, Search Console, CRM sau alte informații care nu trebuie publicate, acestea vor fi eliminate, mascate ori anonimizate înainte de publicare.

În lipsa autorizării, studiile de caz și rezultatele vor fi prezentate în formă anonimizată, astfel încât Clientul și persoanele implicate să nu poată fi identificate în mod rezonabil.

Pentru testimonialele atribuite unei persoane fizice vom solicita acordul acesteia pentru publicarea numelui, funcției, imaginii sau vocii, după caz. Retragerea acordului produce efecte pentru utilizările viitoare și nu afectează legalitatea publicării anterioare.

5. Date pe care vă rugăm să nu ni le transmiteți

Nu solicităm și nu urmărim să colectăm:

• date privind sănătatea;
• date biometrice sau genetice;
• informații despre convingeri religioase, opinii politice ori apartenență sindicală;
• date privind viața sexuală sau orientarea sexuală;
• date privind condamnări și infracțiuni;
• copii ale actelor de identitate, cu excepția unei necesități legale justificate;
• date personale din bazele Clientului care nu sunt necesare serviciilor contractate.

Vă rugăm să eliminați ori să anonimizați datele sensibile și datele nerelevante înainte de a ne transmite fișiere, exporturi, capturi de ecran sau acces la sisteme.

6. Scopurile și temeiurile prelucrării

Când folosim interesul legitim, evaluăm necesitatea prelucrării, impactul asupra persoanei și așteptările sale rezonabile. Persoana vizată se poate opune unei asemenea prelucrări din motive legate de situația sa particulară.

7. Din ce surse obținem datele

Putem obține datele:

• direct de la persoana vizată;
• de la compania, Clientul sau organizația pe care persoana o reprezintă;
• de la un coleg, partener ori persoană care face o recomandare profesională;
• din contracte, documente și sisteme puse la dispoziție de Client;
• din surse profesionale publice, precum site-ul unei companii, profiluri profesionale și registre publice;
• de la furnizorii tehnici, platformele de analiză și serviciile de securitate utilizate;
• prin cookie-uri și tehnologii similare, în funcție de opțiunile exprimate.

Dacă obținem datele unei persoane indirect, îi vom furniza informațiile cerute de GDPR în termenul aplicabil, de regulă cel târziu la prima comunicare sau în maximum o lună, dacă nu se aplică o excepție legală.

8. Rolul okSEO în proiectele clienților

Pentru administrarea site-ului okseo.ro, ofertare, contractare, facturare și propriile comunicări, LUX SOLIS DESIGN SRL acționează ca operator.

Atunci când okSEO accesează ori prelucrează date personale exclusiv în numele Clientului și pentru prestarea serviciilor contractate, Clientul este, de regulă, operator, iar LUX SOLIS DESIGN SRL acționează ca persoană împuternicită de operator.

În această situație, prelucrarea va fi reglementată prin contract și, când este necesar, printr-o anexă privind prelucrarea datelor, care va include cel puțin:

• obiectul, durata, natura și scopul prelucrării;
• tipurile de date și categoriile de persoane vizate;
• instrucțiunile documentate ale Clientului;
• confidențialitatea și securitatea;
• condițiile de utilizare a subcontractanților;
• asistența pentru drepturile persoanelor și incidentele de securitate;
• returnarea sau ștergerea datelor la încetarea serviciilor.

Clientul răspunde pentru legalitatea colectării datelor pe care ni le pune la dispoziție, pentru informarea persoanelor vizate și pentru existența unui temei legal adecvat. okSEO răspunde pentru respectarea instrucțiunilor documentate și a obligațiilor care îi revin ca persoană împuternicită.

9. Marketing și comunicări comerciale

Putem transmite newslettere, noutăți, invitații și oferte prin e-mail numai în condițiile permise de lege și, atunci când este necesar, după obținerea consimțământului expres.

Vă puteți retrage consimțământul sau vă puteți opune comunicărilor comerciale în orice moment:

• prin linkul de dezabonare din mesaj;
• printr-un e-mail la contact@okseo.ro.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării realizate anterior. Putem păstra o evidență minimă a opoziției sau dezabonării pentru a evita transmiterea altor mesaje nedorite.

Dacă folosim tehnici de măsurare a deschiderii mesajelor sau a accesării linkurilor, acestea vor fi descrise în informarea aferentă și vor fi utilizate numai dacă există un temei legal adecvat.

10. Cookie-uri și platforme de analiză sau publicitate

okseo.ro utilizează CookieYes pentru administrarea opțiunilor privind cookie-urile. Cookie-urile neesențiale și tehnologiile similare sunt activate în funcție de consimțământul exprimat.

În funcție de serviciile active, date tehnice și de utilizare pot fi prelucrate prin:

• Google Analytics, Google Tag Manager și Google Ads;
• Meta Pixel pentru Facebook și Instagram;
• TikTok Pixel;
• Pinterest Tag;
• Cloudflare, pentru securitate, livrarea conținutului și protecție împotriva traficului abuziv;
• CookieYes, pentru administrarea și evidența preferințelor.

Google Search Console poate fi folosit pentru analiza prezenței site-ului în rezultatele Google, fără a instala prin simpla sa utilizare cookie-uri pe dispozitivul vizitatorului.

Detaliile despre scopurile, categoriile și durata cookie-urilor se găsesc în Politica de cookie-uri și în panoul CookieYes disponibil pe site.

11. Cui putem transmite datele

În limita necesară scopului urmărit, datele pot fi transmise către:

• furnizori de hosting, infrastructură, mentenanță, securitate și backup;
• furnizori de e-mail, videoconferință, colaborare, stocare și transfer de fișiere;
• platforme profesionale sau de recrutare, dacă o candidatură este transmisă prin acestea;
• furnizori de semnătură electronică sau management contractual, dacă sunt utilizați;
• contabili, furnizori de facturare și instituții bancare;
• colaboratori și subcontractanți implicați în proiect, în baza obligațiilor de confidențialitate;
• consultanți juridici, fiscali, tehnici și auditori;
• platforme de analiză, publicitate și rețele sociale, în funcție de consimțământul exprimat;
• autorități publice, instanțe și alte instituții competente, când transmiterea este impusă de lege sau necesară apărării unui drept;
• un potențial dobânditor ori succesor al activității, cu măsuri adecvate de confidențialitate, dacă are loc o reorganizare sau o tranzacție.

Furnizorii primesc numai datele necesare serviciului prestat și sunt obligați contractual ori legal să le protejeze, în funcție de rolul pe care îl au.

12. Transferuri internaționale

Urmărim ca datele să fie prelucrate în România, Uniunea Europeană sau Spațiul Economic European. Unele servicii de cloud, analiză, publicitate, securitate și colaborare pot implica accesul ori transferul datelor în afara acestui spațiu, inclusiv în Statele Unite ale Americii sau Regatul Unit.

Când are loc un asemenea transfer, folosim, după caz:

• o decizie de adecvare a Comisiei Europene;
• Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor, pentru organizațiile și transferurile eligibile;
• clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană;
• măsuri tehnice și organizatorice suplimentare;
• o altă garanție ori derogare permisă de GDPR.

13. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele numai atât timp cât sunt necesare pentru scopul pentru care au fost colectate sau pentru respectarea unei obligații legale.

Orientativ:

• solicitările care nu duc la contractare: până la 12 luni de la ultima comunicare, dacă nu există un motiv justificat pentru păstrarea mai lungă;
• ofertele, negocierile și comunicările precontractuale relevante: până la 3 ani, în măsura necesară apărării drepturilor;
• contractele, anexele, livrabilele și comunicările de proiect: pe durata colaborării și, de regulă, până la 3 ani după încetarea ei, dacă legea sau o situație litigioasă nu impune o perioadă mai lungă;
• documentele financiar-contabile și justificative: 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, dacă legislația aplicabilă nu impune alt termen;
• datele și accesurile din platformele Clientului: pe durata necesară proiectului, apoi sunt returnate, șterse sau dezactivate conform contractului și instrucțiunilor Clientului;
• datele pentru newsletter: până la retragerea consimțământului, dezabonare sau încetarea scopului; dovada consimțământului și evidența opoziției pot fi păstrate pe durata necesară demonstrării conformității;
• candidaturile: pe durata procesului de selecție și, de regulă, cel mult 6 luni după încheierea lui; cu acordul candidatului, datele pot fi păstrate până la 12 luni pentru oportunități viitoare;
• interacțiunile de pe rețelele sociale: cât timp sunt disponibile în contul ori pagina platformei și potrivit setărilor sau politicilor acesteia; copiile păstrate de okSEO urmează scopul și termenele aplicabile comunicării respective;
• materialele de portofoliu identificabile: pe durata autorizării acordate de Client sau până la încetarea utilizării convenite;
• cookie-urile și identificatorii online: conform duratelor din Politica de cookie-uri și panoul CookieYes;
• logurile de securitate: pe durata necesară prevenirii și investigării incidentelor, de regulă cel mult 12 luni, dacă un incident ori o obligație legală nu justifică păstrarea mai lungă;
• datele necesare unui litigiu, unei investigații sau recuperării unei creanțe: până la soluționarea definitivă și expirarea termenelor aplicabile.

Datele pot rămâne temporar în copii de siguranță, fiind protejate și eliminate conform ciclului tehnic de suprascriere.

14. Cum protejăm datele

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, care pot include:

• conexiuni securizate HTTPS/TLS;
• controlul accesului și principiul accesului minim necesar;
• conturi nominale și autentificare multifactor, când este disponibilă;
• utilizarea unor metode securizate pentru transmiterea accesurilor și parolelor;
• actualizări, monitorizare, protecție împotriva traficului abuziv și măsuri Cloudflare, dacă sunt active;
• copii de siguranță și proceduri de restaurare;
• obligații de confidențialitate pentru personal, colaboratori și furnizori;
• revizuirea și retragerea accesurilor la încheierea proiectului;
• proceduri pentru incidente de securitate și solicitările persoanelor vizate.

Nicio transmisie prin internet și niciun sistem informatic nu pot fi garantate ca fiind complet lipsite de risc. Dacă observați o situație suspectă legată de datele comunicate okSEO, vă rugăm să ne contactați la contact@okseo.ro.

15. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile GDPR, aveți dreptul:

• să fiți informat cu privire la prelucrare;
• să obțineți confirmarea prelucrării și acces la date;
• să solicitați rectificarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete;
• să solicitați ștergerea datelor, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
• să solicitați restricționarea prelucrării;
• să primiți datele furnizate într-un format structurat și să solicitați portabilitatea lor, când dreptul este aplicabil;
• să vă opuneți prelucrării bazate pe interes legitim;
• să vă opuneți în orice moment marketingului direct;
• să retrageți consimțământul în orice moment, fără a afecta prelucrarea anterioară;
• să nu faceți obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care produce efecte juridice sau vă afectează în mod similar și semnificativ;
• să depuneți o plângere la autoritatea competentă;
• să vă adresați instanțelor competente.

Aceste drepturi nu sunt absolute. De exemplu, nu putem șterge date pe care trebuie să le păstrăm pentru obligații contabile, fiscale, contractuale sau pentru apărarea unui drept.

okSEO nu ia prin intermediul site-ului decizii exclusiv automate care să producă efecte juridice sau similare semnificative asupra persoanelor. Platformele de publicitate pot realiza segmentări sau profiluri în scop publicitar, în funcție de consimțământul exprimat și de propriile politici.

16. Cum vă exercitați drepturile

Puteți trimite solicitarea:

• prin e-mail la contact@okseo.ro;
• prin pagina de contact;
• prin poștă la sediul LUX SOLIS DESIGN SRL.

Pentru a proteja datele persoanei vizate și ale altor persoane, putem solicita informații suplimentare rezonabile pentru verificarea identității și a calității solicitantului.

Nu percepem taxe pentru exercitarea drepturilor. Dacă o cerere este vădit nefondată sau excesivă, în special prin caracterul repetitiv, putem percepe o taxă rezonabilă ori putem refuza cererea, în condițiile GDPR.

Vom răspunde fără întârzieri nejustificate și, de regulă, în cel mult o lună. Termenul poate fi prelungit cu încă două luni când complexitatea sau numărul cererilor o impune; în acest caz vă vom informa despre prelungire și motive.

17. Autoritatea de supraveghere

Dacă apreciați că prelucrarea datelor încalcă legea, puteți depune o plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal
Adresă: Bd. G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, România
E-mail: anspdcp@dataprotection.ro
Telefon: +40 318 059 211 / +40 318 059 212
Site: dataprotection.ro

Vă încurajăm să ne contactați mai întâi la contact@okseo.ro, pentru a încerca soluționarea directă a situației. Aceasta nu limitează dreptul de a depune plângere.

18. Date privind minorii

Site-ul și serviciile okSEO sunt destinate profesioniștilor și nu sunt adresate minorilor. Nu colectăm în mod intenționat date de la persoane sub 18 ani. Dacă aflăm că am primit asemenea date fără un temei adecvat, le vom șterge în măsura permisă de lege.

19. Linkuri și servicii externe

Site-ul poate conține linkuri către pagini, aplicații sau servicii ale terților. După accesarea lor, prelucrarea este realizată conform politicilor furnizorului respectiv. Nu controlăm și nu răspundem pentru practicile de confidențialitate ale site-urilor externe.

20. Actualizarea politicii

Putem actualiza această Politică atunci când se modifică site-ul, serviciile, furnizorii, procesele interne sau legislația. Data ultimei actualizări va fi afișată la începutul paginii.

Dacă modificările afectează semnificativ modul în care prelucrăm datele, vom furniza o informare suplimentară prin mijloace adecvate, atunci când legea o cere.

Utilizarea site-ului după publicarea unei versiuni noi nu este considerată consimțământ pentru prelucrări care, potrivit legii, necesită acord separat.